Apuntes y ejercicios sobre Excel 2000

Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en forma de tabla.

Con una hoja de cálculo no sólo podemos efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora, sino que además podemos usarla para ordenar, analizar y representar nuestros datos.

Una características que hace especialmente útiles este tipo de programas es su capacidad de recalcular todos los valores obtenidos sin más que variar los datos iniciales.

La ventana de EXCEL

La hoja de cálculo que nosotros vamos a utilizar es MS EXCEL. Una vez iniciado el programa obtendrás una ventana parecida a la siguiente:

Puedes imaginarte cada documento de trabajo de una hoja de cálculo como un libro con distintas hojas. Cada una de estas hojas es una gran tabla con 256 columnas y más de 65000 filas. Las columnas se identifican mediante las letras (A, B, C, ..., AA, AB, AC, ..., AZ, BA, ..., IV) y las filas mediante números. Inicialmente, el
programa arranca con tres hojas abiertas, pero si sólo utilizamos una podemos cerrar las otras hojas sin ningún problema.

Cada una de las cuadrículas de la tabla recibe el nombre de celda y se identifica mediante su dirección, formada por la letra de su columna y por el número de su fila. Así nos referiremos a las celdas A4, BC36, Z1034, etc.

En muchas ocasiones trabajaremos con un rango, que es un grupo de celdas de forma rectangular. Para identificar un rango utilizaremos las direcciones de su esquina superior izquierda y de su esquina inferior derecha (separadas por el símbolo ‘:’ dos puntos). Por ejemplo, en la figura anterior aparece sombreado el rango F12:H17.

Ejercicios

1. Averigua cuántas celdas contiene una hoja de Excel.

2. Introduce los datos que quieras (numéricos o de texto) en el rango A1:B10 de la Hoja1 y haz lo mismo en el rango A2:C5 de la Hoja3.

3. Averigua ahora el resultado de utilizar las siguientes teclas y combinaciones de teclas: ,
, , , , , .

4. La dirección completa de una celda incluye el nombre de la hoja en la que se encuentra, por ejemplo, Hoja2!A1 es la dirección de la primera celda de la segunda hoja de nuestro libro. De esta manera se pueden utilizar celdas de una hoja en otra hoja diferente. Introduce tu nombre en las celdas Hoja3!D5 y Hoja2!V65536.

Introducción y modificación de datos.

Una celda de una hoja de cálculo puede contener datos muy diferentes, como texto, números, fechas o fórmulas. Para introducir un dato en una celda basta con teclearlo y pulsar la tecla , o bien desplazarse a otra celda.

Para modificar el contenido de una celda puedes usar dos procedimientos:

¾ Para cambiar todo el contenido, sitúate en la celda y teclea el nuevo dato.

¾ Si sólo quieres cambiar parte del contenido, sitúate en la celda, pulsa la tecla F2 y corrige lo que quieras como se hace en un procesador de texto cualquiera.

Según el tipo de dato que introduzcas éste se alineará de manera automática dentro de la celda. Por ejemplo, si introduces un texto, se alineará en la parte izquierda de la celda, mientras que los números lo hacen a la derecha. Naturalmente, siempre se puede modificar esto si se desea. Las alineaciones admitidas son izquierda, derecha y centrada.

Las fórmulas se introducen normalmente empezando con el signo = y teniendo en cuenta la prioridad usual en las operaciones. Una fórmula, además de números y operaciones, puede contener referencias a otras celdas. Por ejemplo, las siguientes fórmulas serían válidas:

Ejercicios:

5. Si en la celda A1 hemos introducido el valor 2 y en la celda A2 el valor 4, ¿cuál es el valor numérico de las fórmulas anteriores? Haz primero las cuentas mentalmente y después las compruebas en la hoja de cálculo.

6. Modifica ahora los valores de las celdas A1 y A2 y observa cómo se recalculan las demás fórmulas.

7. ¿Qué ocurre si introduces en una celda el “número” 44’78? ¿Y si introduces el 12.56?

8. Si quieres saber cuántos días han transcurrido desde el 1 de enero de 1900 hasta hoy introduce la fecha actual en una celda cualquiera. (El formato habitual de fecha es dd/mm/aaaa, donde dd significa el día del mes, mm el número de mes y aaaa el año con cuatro cifras). A continuación cambia el formato de esa celda a formato numérico. Para ello, con la celda seleccionada debes ir al menú Formato, Celdas, Número. Utiliza lo explicado antes para calcular cuántos días han transcurrido desde el día de tu nacimiento hasta hoy. Esfuérzate un poco y procura poner algún rótulo en alguna celda que explique lo que estás calculando.

9. Averigua qué opciones del menú Archivo debes utilizar para

• Almacenar un libro
• Cerrar un libro
• Abrir un libro existente
• Abrir un libro nuevo

10. Realiza una pequeña encuesta en tu clase para completar la siguiente tabla:

A continuación realiza las siguientes tareas:

• Ordena la lista de alumnos de mayor a menor estatura (Utiliza la ayuda del programa para aprender a hacerlo).
• Debajo de la columna altura vas a calcular la mínima altura, la máxima altura y el valor medio de la altura, de manera que quede algo parecido a esto: (utiliza las funciones MIN, MAX y PROMEDIO; busca en la ayuda cómo utilizarlas).

• Cambia cualquiera de los datos anteriores y observa cómo cambian los resultados de los cálculos.
• Guarda el fichero anterior con el nombre ENCUESTA.

11. Utiliza las opciones del Menú Insertar para insertar dos columnas entre las columnas A y B y tres filas entre la segunda y la tercera. Elimina a continuación la líneas que acabas de insertar.

12. Averigua, usando la Ayuda del programa, la forma en la que puedes ocultar y volver a mostrar después las filas o columnas de una hoja.