Ordenar datos en forma horizontal.

Seleccionar los datos qe se desean ordenar y luego hacer click en datos /ordenar, en la ventana que aparece hacer click en opciones, en la nueva ventanamarcar ordenar de izquierda a derecha en la seccion orientacion y asi quedan ordenadas

Ordenar datos en un rango o tabla.

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Nota Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional. Para obtener más información, vea Filtrar datos de un rango o una tabla y Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales.

Obtener información sobre la ordenación
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.
Ordenar texto
Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar

Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas
Ordenar números
Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
Problema: comprobar que todos los números están almacenados como números Si los resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener más información, vea Convertir números almacenados como texto a números.
Ordenar fechas u horas
Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos.
Problema: comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora está almacenada como texto. Para obtener más información, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.
Nota Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Para obtener más información, vea Mostrar la fecha como día de la semana.

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.
En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.
En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas.
Nota No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación.
Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.
Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección en Ordenar.
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenación.

FILTRO DE DATOS.
Obtener más información sobre el filtrado
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.
Importante Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto. Para obtener más información, vea Convertir números almacenados como texto en números y Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

¿Qué es un filtro excel?
Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:
Autofiltro.
Filtro avanzado.
Autofiltro
Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requiran de filtros con criterios simples.
Filtro avanzado
Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

¿Cómo usar el filtrado de Excel para encontrar datos rápidamente?
A la mayoría de los usuarios les resultan muy útiles las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel para reunir información sobre clientes, productos, ingresos de ventas y otros tipos de datos. Pero cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas de columnas o filas, resulta todo un reto repasarlos. Si, por ejemplo, deseas aislar en los últimos seis meses los diez mejores clientes de una región determinada, es posible que tardes mucho tiempo revisando los datos introducidos.
Afortunadamente, Excel incluye una función de Autofiltro fácil de usar que permite mostrar sólo lo que se necesita ver y ocultar el resto de información. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican. En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes.
A continuación se describe cómo usar la herramienta Autofiltro de Excel.

1. Asegúrate de que el tipo de datos sea el mismo en todas las columnas
En la hoja de cálculo, en la fila superior de cada columna debe mostrarse un encabezado que describa el contenido de la columna, como por ejemplo "Número de producto" o "Cliente".
Todos los datos de cada columna deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, en una columna no se puede mezclar texto con números, ni números con fechas.
2. Activar el Autofiltro
Ahora haz clic dentro de cualquier celda de datos y activa el Autofiltro haciendo lo siguiente:
•
En Office Excel 2003, haz clic en el menú Datos, elige Filtro y después haz clic en Autofiltro.
•
En Office Excel 2007, haz clic en la pestaña Datos y, en el área Sort & Filter (Ordenar y filtrar), haz clic en Filter (Filtro).
Las flechas del Autofiltro aparecen ahora a la derecha de cada encabezado de columna.
Nota: si antes de hacer clic en la opción Autofiltro seleccionas toda una columna en lugar de una celda, sólo se mostrará una flecha de Autofiltro en la columna seleccionada, no en todas las columnas de datos.
3. Empezar a filtrar datos
Supongamos que la hoja de trabajo contiene datos de ventas por clientes. Cada entrada de cliente incluye información sobre la ubicación del cliente, los productos que adquiere, las fechas de compra, los ingresos y el margen de beneficio de cada compra. Tal vez deseas ver la actividad de ventas sólo para los clientes de la región Oeste. Excel puede ayudarte a hacerlo.
Para ver sólo la actividad de ventas de clientes de la región Oeste, haz clic en la flecha Autofiltro de la columna cuyo encabezado sea Región. Cuando hagas clic en una flecha Autofiltro, se mostrará una lista. En la lista se muestran todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, de manera que puedas buscar rápidamente el artículo que desees. En este caso, te desplazarás hasta Oeste y harás clic.
Cuando hagas clic en Oeste, Excel ocultará todas las filas de la hoja de trabajo excepto las que contienen ese texto en la columna.
4. Aplicar filtros adicionales
Si deseas centrarte en información aún más específica, puedes volver a filtrar por otra columna, después por otra, y así sucesivamente. Para aplicar un filtro puedes hacer clic en la flecha que hay junto a cualquier encabezado de columna.
Después de filtrar por Región, por ejemplo, puedes hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Número de producto y filtrar esa columna para ver sólo los clientes de la región Oeste que hayan adquirido el número de producto 12-100.
Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.
5. Usar técnicas de filtrado avanzadas
Excel también permite realizar tipos de filtrado más sofisticados. Dos tipos especialmente útiles son el de diez mejores y el filtrado personalizado.
Búsqueda de los diez mejores (o peores) de una columnaEl filtro de diez mejores se puede usar en columnas numéricas o de fechas. Con los diez mejores puedes buscar los diez elementos superiores o inferiores (los números o fechas más grandes o más pequeños). Y no estás limitado a encontrar los diez elementos superiores o inferiores. Se puede elegir cuántos elementos se desea ver: sólo 1 o hasta 500. Se pueden usar los diez mejores para buscar los productos con el precio más alto o más bajo, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver los estudiantes con las mejores o peores notas.
Para usar la característica de los diez mejores en una columna de datos de Excel 2003, haz clic en una celda de datos de la columna y después haz clic en la fecha de Autofiltro de la columna.
•
En Excel 2003, haz clic en (10 mejores…) que hay junto a la parte superior de la lista desplegable.
•
En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y después selecciona Top 10 (10 mejores).
Se abrirá el cuadro de diálogo Top 10 AutoFilter (Autofiltro de los diez mejores). En el cuadro de diálogo, selecciona Top (Superior) o Bottom (Inferior). A continuación, selecciona un número. Por último, selecciona Items (Elementos) o Percent (Porcentaje).
Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.
Uso de filtros personalizadosCuando se filtra eligiendo desde la lista desplegable de Autofiltro, se oculta todo excepto la elección realizada. Si deseas ver más de una selección en una columna, puedes crear filtros personalizados.
Para crear un filtro personalizado,
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En Excel 2003, haz clic en (Personalizar...) cerca de la parte superior de la lista desplegable.
•
En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y a continuación haz clic en Custom Filter (Filtro personalizado).
Se abrirá el cuadro de diálogo de Autofiltro personalizado. Ahora puedes especificar dos requisitos de filtrado par la columna de datos. Por ejemplo, se pueden ver clientes que adquirieron los números de producto 12-100 y 12-500.Nota: asegúrate de seleccionar el botón Or (O), ya que en caso contrario no verás ningún resultado.
6. Desactivar el filtrado
La manera de eliminar los filtros depende de la cantidad de filtros que hayas aplicado y de las columnas de las que quieras eliminarlos.
•
Para eliminar un filtro de una columna, haz clic en la flecha de Autofiltro que hay junto a esa columna y a continuación haz clic en Todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas que ocultaba el filtro.
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Para eliminar todos los filtros a la vez, elige Filtro en el menú Datos, y después haz clic en Mostrar todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas ocultas por todos los filtros de la hoja de trabajo pero dejará activada la opción Autofiltro.
•
Para desactivar el Autofiltro, señala a Filtro en el menú Datos y después haz clic en Autofiltro.
•
Para eliminar los filtros de la hoja de cálculo, deja sin seleccionar Autofiltro (Excel 2003) o Filter (Excel 2007) del menú Excel. Volverán a aparecer todos los datos de la hoja de cálculo.

Apuntes y ejercicios sobre Excel 2000

Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en forma de tabla.

Con una hoja de cálculo no sólo podemos efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora, sino que además podemos usarla para ordenar, analizar y representar nuestros datos.

Una características que hace especialmente útiles este tipo de programas es su capacidad de recalcular todos los valores obtenidos sin más que variar los datos iniciales.

La ventana de EXCEL

La hoja de cálculo que nosotros vamos a utilizar es MS EXCEL. Una vez iniciado el programa obtendrás una ventana parecida a la siguiente:

Puedes imaginarte cada documento de trabajo de una hoja de cálculo como un libro con distintas hojas. Cada una de estas hojas es una gran tabla con 256 columnas y más de 65000 filas. Las columnas se identifican mediante las letras (A, B, C, ..., AA, AB, AC, ..., AZ, BA, ..., IV) y las filas mediante números. Inicialmente, el
programa arranca con tres hojas abiertas, pero si sólo utilizamos una podemos cerrar las otras hojas sin ningún problema.

Cada una de las cuadrículas de la tabla recibe el nombre de celda y se identifica mediante su dirección, formada por la letra de su columna y por el número de su fila. Así nos referiremos a las celdas A4, BC36, Z1034, etc.

En muchas ocasiones trabajaremos con un rango, que es un grupo de celdas de forma rectangular. Para identificar un rango utilizaremos las direcciones de su esquina superior izquierda y de su esquina inferior derecha (separadas por el símbolo ‘:’ dos puntos). Por ejemplo, en la figura anterior aparece sombreado el rango F12:H17.

Ejercicios

1. Averigua cuántas celdas contiene una hoja de Excel.

2. Introduce los datos que quieras (numéricos o de texto) en el rango A1:B10 de la Hoja1 y haz lo mismo en el rango A2:C5 de la Hoja3.

3. Averigua ahora el resultado de utilizar las siguientes teclas y combinaciones de teclas: ,
, , , , , .

4. La dirección completa de una celda incluye el nombre de la hoja en la que se encuentra, por ejemplo, Hoja2!A1 es la dirección de la primera celda de la segunda hoja de nuestro libro. De esta manera se pueden utilizar celdas de una hoja en otra hoja diferente. Introduce tu nombre en las celdas Hoja3!D5 y Hoja2!V65536.

Introducción y modificación de datos.

Una celda de una hoja de cálculo puede contener datos muy diferentes, como texto, números, fechas o fórmulas. Para introducir un dato en una celda basta con teclearlo y pulsar la tecla , o bien desplazarse a otra celda.

Para modificar el contenido de una celda puedes usar dos procedimientos:

¾ Para cambiar todo el contenido, sitúate en la celda y teclea el nuevo dato.

¾ Si sólo quieres cambiar parte del contenido, sitúate en la celda, pulsa la tecla F2 y corrige lo que quieras como se hace en un procesador de texto cualquiera.

Según el tipo de dato que introduzcas éste se alineará de manera automática dentro de la celda. Por ejemplo, si introduces un texto, se alineará en la parte izquierda de la celda, mientras que los números lo hacen a la derecha. Naturalmente, siempre se puede modificar esto si se desea. Las alineaciones admitidas son izquierda, derecha y centrada.

Las fórmulas se introducen normalmente empezando con el signo = y teniendo en cuenta la prioridad usual en las operaciones. Una fórmula, además de números y operaciones, puede contener referencias a otras celdas. Por ejemplo, las siguientes fórmulas serían válidas:

Ejercicios:

5. Si en la celda A1 hemos introducido el valor 2 y en la celda A2 el valor 4, ¿cuál es el valor numérico de las fórmulas anteriores? Haz primero las cuentas mentalmente y después las compruebas en la hoja de cálculo.

6. Modifica ahora los valores de las celdas A1 y A2 y observa cómo se recalculan las demás fórmulas.

7. ¿Qué ocurre si introduces en una celda el “número” 44’78? ¿Y si introduces el 12.56?

8. Si quieres saber cuántos días han transcurrido desde el 1 de enero de 1900 hasta hoy introduce la fecha actual en una celda cualquiera. (El formato habitual de fecha es dd/mm/aaaa, donde dd significa el día del mes, mm el número de mes y aaaa el año con cuatro cifras). A continuación cambia el formato de esa celda a formato numérico. Para ello, con la celda seleccionada debes ir al menú Formato, Celdas, Número. Utiliza lo explicado antes para calcular cuántos días han transcurrido desde el día de tu nacimiento hasta hoy. Esfuérzate un poco y procura poner algún rótulo en alguna celda que explique lo que estás calculando.

9. Averigua qué opciones del menú Archivo debes utilizar para

• Almacenar un libro
• Cerrar un libro
• Abrir un libro existente
• Abrir un libro nuevo

10. Realiza una pequeña encuesta en tu clase para completar la siguiente tabla:

A continuación realiza las siguientes tareas:

• Ordena la lista de alumnos de mayor a menor estatura (Utiliza la ayuda del programa para aprender a hacerlo).
• Debajo de la columna altura vas a calcular la mínima altura, la máxima altura y el valor medio de la altura, de manera que quede algo parecido a esto: (utiliza las funciones MIN, MAX y PROMEDIO; busca en la ayuda cómo utilizarlas).

• Cambia cualquiera de los datos anteriores y observa cómo cambian los resultados de los cálculos.
• Guarda el fichero anterior con el nombre ENCUESTA.

11. Utiliza las opciones del Menú Insertar para insertar dos columnas entre las columnas A y B y tres filas entre la segunda y la tercera. Elimina a continuación la líneas que acabas de insertar.

12. Averigua, usando la Ayuda del programa, la forma en la que puedes ocultar y volver a mostrar después las filas o columnas de una hoja.

Operaciones con rangos.

En muchas ocasiones necesitaremos efectuar una operación con un grupo de celdas, para ello tenemos que aprender a seleccionar las celdas deseadas. Disponemos de varios procedimientos:

¾ Para seleccionar un rango puedes usar el ratón o bien desplazarte utilizando las flechas del teclado manteniendo pulsada la tecla <⇑> (es la tecla que se usa para escribir en mayúsculas).


¾ Si lo que quieres es seleccionar celdas o rangos no contiguos debes proceder del siguiente modo: en primer lugar selecciona el primer grupo de celdas contiguo usando lo dicho en el punto anterior; a continuación mantienes pulsada la tecla de y seleccionas los demás rangos.

¾ Para seleccionar una fila o columna completa basta con hacer clic con el ratón en su nombre. Una vez seleccionado un conjunto de celdas podemos:
¾ Copiarlo en otro lugar con la opción Edición-Copiar, desplazándonos a la nueva posición y eligiendo
Edición-Pegar.

¾ Moverlo a otro lugar con las opciones Edición-Cortar, desplazándonos a la nueva posición y eligiendo de nuevo Edición-Pegar.

¾ Borrarlo pulsando la tecla , en cuyo caso el bloque borrado no quedará almacenado en el portapapeles.

Ejercicios

13. Utilizando los procedimientos descritos antes selecciona los siguientes rangos:
• A1:B5
• A1:B5 y C4:D8
• Hoja2!A1:C8 y Hoja3!D1:H4

14. Selecciona
• La tercera fila completa.
• Las cuatro primeras filas.
• Las columnas primera, cuarta y quinta.

15. Introduce los datos que quieras en el rango A1:C10 y a continuación
• Cópialos en Hoja2!B2:D11.
• Muévelos a Hoja3!A1:C10.

16. Averigua otras formas diferentes de copiar o mover un rango.

17. Si tenemos seleccionado un rango y hacemos clic sobre él con el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú contextual. Copia aquí algunas de las opciones de dicho menú.

18. La opción Rellenar del menú Edición te permite copiar con rapidez un mismo valor en un rango. Por ejemplo, si quieres introducir el valor 3 en toda la primera columna teclea el número en A1, selecciona la columna y elige Edición – Rellenar. Repite el procedimiento anterior para escribir tu nombre primero en todas las celdas de la primera columna y después en todas las celdas de las dos primeras filas.

19. Con la opción Series del menú Edición-Rellenar puedes obtener sucesiones de números que se diferencien en una cantidad constante (progresiones aritméticas) o en un factor constante (progresiones geométricas). Usa esa opción para obtener:

• Los múltiplos de 7 inferiores a 1000.
• Todas las potencias de 2 inferiores a 10000.
20. La misma opción del ejercicio anterior te permite obtener series de fechas. Utilízala para escribir

• La lista de todos los lunes de este año.
• La lista de todos los días laborables de este mes.

21. Guarda los resultados de los apartados anteriores en un fichero llamado SERIES.


Copiar fórmulas: Referencias absolutas y relativas.

Una característica de la hoja de cálculo que la hace especialmente potente es la forma en que puede utilizarse para copiar fórmulas. Por ejemplo, el siguiente procedimiento te permite obtener los 100 primeros múltiplos de 17:

• Introduce en A1 el valor 17
• En A2 teclea la fórmula =A1+17
• Copia la fórmula anterior y pégala en el rango A3:A100

Si utilizas la opción Herramientas – Opciones – Vér fórmulas, observarás cómo se ha copiado la fórmula en las demás celdas. Por ejemplo, en la celda A50 encontrarás la fórmula A49+17 en lugar de A1+17.

Esto se debe a que la hoja de cálculo, por defecto, no hace copias literales de las fórmulas, sino que trabaja con direcciones relativas. En nuestra caso la fórmula que hemos introducido le indica que debe sumar 17 al valor de la celda situada justo encima de ella.

En la siguiente figura tienes otro ejemplo de la forma en la que se copia una fórmula (de la celda C4 a la D10), cuando trabajamos con posiciones relativas:

Sin embargo, en algunas ocasiones esta forma de copiar no nos va a resultar útil y deberemos trabajar con posiciones absolutas. Cuando queramos trabajar con posiciones absolutas, a la hora de copiar una fórmula utilizaremos el símbolo $. Por ejemplo, pondremos el símbolo $ delante de la letra o delante del número de la dirección de la celda para que ésta se copie literalmente en cualquier lugar de la hoja. Así, si en la celda B1 tenemos la fórmula =$A1+7 y copiamos esta fórmula en la celda C1, el resultado debería ser B1+7 si usáramos posiciones relativas, pero al haber fijado la columna A con el símbolo $, el resultado es $A1+7. Si ahora copiamos la fórmula en la celda C2, estamos cambiando de columna (de B a C) y de fila (de 1 a 2). Como el símbolo $ sólo aparece delante de la letra esto significa que la columna es una posición absoluta, pero la fila es relativa, por lo tanto el resultado será $A2+7.

De la misma forma, podemos usar el símbolo $ delante del número del indicador de celda, fijando de esta manera la fila, es decir, la columna es una posición relativa pero la fila es absoluta. Ejemplo: si en la celda B1 aparece la fórmula =A$1+7, y copiamos esta fórmula en B2, el resultado será A$1+7 (la A no cambia porque al pasar de B1 a B2 no hemos cambiado de columna, y el 1 no cambia porque el símbolo $ lo convierte en una posición absoluta). Si lo copiamos en C1 el resultado será B$1+7 y si lo copiamos en C2 el resultado será B$1+7.

Finalmente, podemos usar el símbolo delante de las dos posiciones si queremos utilizar como posiciones absolutas tanto columna como fila.

Las direcciones absolutas y relativas pueden usarse juntas en una misma expresión.

Ejercicios

22. En la siguiente tabla aparecen varias fórmulas en ciertas celdas. Imagina que copiamos el contenido de una de ellas y lo pegamos en la celda D4. ¿Cómo aparecería la fórmula en esa celda? Contesta a la pregunta para cada una de las fórmulas que aparecen en la imagen. Contesta primero mentalmente y después comprueba el resultado en tu hoja.

23. Vamos a ver cómo podemos hacer rápidamente una tabla de valores de una función matemática. Por ejemplo vamos a hacer una tabla de la función y = x2 en el intervalo [-2,2], es decir vamos a permitir que la x tome valores comprendidos entre –2 y 2. En primer lugar hay que decidir cuántos valore necesitamos. Desde –2 hasta 2 van 4 unidades, vamos a dividir cada unidad en 10 partes y teniendo en cuenta que
calcularemos el valor inicial y el valor final necesitamos un total de 41 puntos, es decir vamos a utilizar el rango A1:B41. Para introducir los valores de x debes proceder de la siguiente manera:

• Introduce en la celda A1 el primer valor del intervalo. En nuestro caso -2.
• Introduce en la celda A2 la fórmula que permite calcular el siguiente valore de x. Si hemos dicho que dividimos cada unidad en 10 partes, el siguiente valor de x se obtiene sumando 0,1 al anterior. Por lo tanto, la fórmula que debemos escribir en A2 es =A1+0,1
• Copia la fórmula anterior y pégala en el rango A3:A41.
• Introduce ahora en la celda B2 la fórmula que representa a la función que estamos analizando.
Nuestra función consiste en elevar al cuadrado el valor que aparece en la celda de al lado. Así pues, la fórmula que debes escribir en B2 es =A1^2
• Copia esa fórmula y pégala en el rango B2:B41.

24. Si en la hoja del ejercicio anterior cambias el valor –2 de la celda A1 por 2, obtendrás una nueva tabla de la función en otro intervalo. ¿Cuál es el nuevo intervalo?

25. Siguiendo el esquema de trabajo del ejercicio 23 haz una tabla de valores con 101 puntos de las siguientes funciones en los intervalos que se indican:
• y =
x , en el intervalo [0,1].
• y = 1 , en el intervalo [-1,1].
x

26. Guarda las tablas anteriores en un archivo con el nombre FUNCIONES.

27. Como ya habrás observado, al cambiar cualquier dato de una hoja de cálculo, se recalculan de manera automática todas las fórmulas en las que aparece ese dato. Esto se debe a que la hoja de cálculo trabaja por defecto en la forma denominada cálculo automático. La opción Herramientas – Opciones – Calcular se utiliza para pasar de la forma de cálculo automático a cálculo manual. Averigua, usando la Ayuda si es preciso, qué diferencia existe entre estas dos formas de trabajar y para qué sirve la tecla F9 cuando se trabaja en modo manual.

28. Calcula en una misma hoja las 100 primeras potencias de 2 y las 100 primeras potencias de 0,5.
Observarás que el programa cambia automáticamente el formato numérico de notación decimal a notación científica o exponencial.

29. Escribe los siguientes números en notación exponencial y después cámbialos a notación decimal (Usa
Formato – Celdas – Número)
a. 6,7000E-01 b. 3,4560E+00 c. 1,2346E+04

30. Escribe los siguientes números y después pásalos a notación científica (Usa Formato – Celdas – Científico).

a. 45,879 b. 0,00678 c. –56000,67

Formatos

La opción Formato de celdas del menú contextual que aparece haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre un rango seleccionado nos permite:

¾ Cambiar el formato numérico o de fecha de los datos.
¾ Elegir la fuente que queremos utilizar.
¾ Modificar la alineación de los datos dentro de las celdas.
¾ Fijar unos bordes completos o parciales alrededor o dentro del bloque.
¾ Elegir una trama o sombreado para las celdas.
¾ Proteger las celdas de manera que su contenido no pueda ser modificado.

La mayoría de estas opciones son muy sencillas de utilizar y su uso es similar al de cualquier otro programa que trabaje bajo Windows.


Ejercicios

31. Abre la hoja de cálculo denominada TELEFONO. Completa los datos que faltan para que tenga el aspecto que se ve a continuación introduciendo las fórmulas necesarias. Ojo: no vale poner los datos directamente, en todas las celdas en las que te falte un dato debes utilizar una fórmula, y siempre que se pueda debes copiar esa fórmula. Indica qué datos deben ser referencias relativas y qué datos deben ser referencias absolutas. Después utiliza las opciones del menú Formato de celdas para que tenga el aspecto siguiente. Cuando termines la guardas con el nombre TELEFONO2.





32. Recupera el fichero ENCUESTA y utiliza distintos formatos para resaltar los resultados obtenidos. Una vez que estés satisfecho con el resultado guarda el fichero con el mismo nombre.

33.
En este ejercicio vamos a aprender cómo incluir una tabla realizada con Excel dentro de un documento realizado con Word.

En primer lugar construye la siguiente tabla, rellenando con fórmulas las celdas vacías:




A continuación selecciona todas las celdas y utiliza la opción Edición – Copiar.

Abre un nuevo documento de Word y utiliza la opción Pegar celdas del menú Edición. Observa que el contenido de las celdas se ha incorporado al documento como una tabla de Word, en la que puedes modificar el ancho de las celdas, el color del borde, etc.

¾ Si trasvasamos la tabla de Excel a Worde usando el método anterior, se rompe el vínculo entre el original y la copia, de manera que si más adelante, modificamos alguno de los datos de la hoja de cálculo esos cambios no quedan reflejados en la tabla copiada en el documento de Word. Podemos evitar esta situación manteniendo un vínculo entre ambos objetos, de esta manera cada vez que modifiquemos algún dato del original se producirá el cambio también en la copia de Word. Para realizar esto debemos utilizar la opción Edición – Pegado especial (en el documento de Word) y seleccionar la opción Pegar vínculo – Formato RTF.

Fórmulas matriciales

En algunos cálculos interesa que en lugar de producirse un único resultado en una única celda se produzcan múltiples resultados simultáneos en varias celdas diferentes a partir de una única colección de datos. Las fórmulas que permiten realizar estos cálculos se denominan fórmulas matriciales, pues utilizan el concepto matemático de matriz (colección de números en forma de tabla).

Para comprender mejor el párrafo anterior vamos a ver un ejemplo:

Supongamos que una hoja de cálculo contiene en el rango A1:B10 las calificaciones de un examen de 20 alumnos, y queremos que la hoja nos diga automáticamente cuántos insuficientes, suficientes, bien, notables y sobresalientes ha habido.

En otras palabras, queremos que el ordenador rellene de manera automática la siguiente tabla:VER ABAJO

Para ello haremos uso de una función predefinida de la hoja de cálculo que no es otra que la función FRECUENCIA. Piensa que se trata de averiguar con qué frecuencia se ha producido cada una de las calificaciones de la tabla entre las veinte notas de la izquierda.


La idea entonces es seleccionar el rango E3:E7 que es donde queremos que aparezcan los resultados y escribir la fórmula siguiente:
= FRECUENCIA(datos;grupos)

donde datos es el rango de datos del que se extrae la información (en nuestro caso A1:B10) y grupos es un rango que contiene los extremos de los intervalos dentro de los cuales se desean agrupar los valores de datos. Con más claridad: Una nota es insuficiente si está en el intervalo [0,5), por lo tanto, pondremos como extremo de este intervalo el valor 4,99; una nota es suficiente si está en el intervalo [5,6), por lo tanto, el extremo del intervalo será el valor 5,99; una nota es bien si está en el intervalo [6,7): extremo = 6,99; una nota es notable si está en el intervalo [7,8’5), extremo = 8,49; y una nota es sobresaliente si está en el intervalo [8’5,10]: extremo = 10.

Debemos escribir estos valores extremos en algún sitio de la hoja de cálculo porque los vamos a utilizar, aunque no es necesario que sean visibles. Para hacerlos invisibles podemos hacer dos cosas: colocarlos en un rango muy apartado, o seleccionar el rango que ocupan y en la opción Formato de celdas seleccionar Proteger y Ocultar (otra opción más sencilla es seleccionar el rango que ocupan y poner el color del texto blanco).

Rango que puede ser ocultado


Por último, para realizar el cálculo matricial debes seguir los siguientes pasos:

¾ Seleccionar el rango E3:E7
¾ Teclear la fórmula = FRECUENCIA(A1:B10;C3:C7)
¾ PASO FUNDAMENTAL: Pulsar la combinación de teclas CONTROL+MAYÚSCULAS+INTRO

Ejercicios:

34. Inventa 30 cantidades que puedan responder a alturas de personas que conozcas y elabora una tabla de frecuencias que los agrupe en “muy bajos”, “bajos”, “normales”, “altos” y “muy altos”. Los valores que separen estos intervalos los tendrás que elegir tú. El proceso es parecido al visto en el ejemplo anterior. Una vez finalizado guarda el archivo con el nombre ALTURA.

35. En este ejercicio utilizaremos una función lógica: la función SI. Utiliza la ayuda o el apéndice de estos apuntes para saber cómo se utiliza esta función. Recupera el archivo ALTURA del ejercicio anterior e inserta una columna nueva al lado de las estaturas de las 30 personas y utiliza la función SI en forma matricial para que al lado de cada persona aparezca la palabra Bajo si mide menos de 160 cm o la palabra Alto en caso contrario. Al finalizar guarda el archivo con el mismo nombre.

36. Abre el archivo ENCUESTA y calcula la moda del número de hermanos, del número de hermanos del padre y del número de hermanos de la madre. Calcula también la mediana de las estaturas. (Tendrás que utilizar las funciones predefinidas MODA y MEDIANA. Usa la Ayuda o el apéndice de los apuntes para saber qué son y cómo se usan estas funciones).

37. Seguimos con la hoja de cálculo ENCUESTA. Inserta una columna entre las columnas Nombre y Estatura y consigue que al lado del nombre aparezca la inicial de cada nombre de forma automática (tendrás que usar la función predefinida EXTRAE)


38. Abre el archivo denominado Notas. Este archivo contiene las calificaciones de 10 alumnos en tres exámenes distintos. Modifica la hoja de cálculo para que tenga el aspecto que se muestra a continuación y rellena todas las celdas que faltan. Todos los datos que faltan deben ser calculados mediante fórmulas. No vale poner directamente los valores que aparecen aquí. Vas a necesitar las siguientes funciones: PROMEDIO, SI, EXTRAE, MAX, MIN, CONTAR.SI y FRECUENCIA. Además puedes usar la opción Formato condicional para que las notas de los suspensos aparezcan en rojo y las de los aprobados en azul.

Gráficos

Excel dispone de una gran variedad de gráficos que nos permite elegir el más adecuado a la información que queramos representar. En la siguiente figura tienes indicados los elementos fundamentales de un gráfico.

Para crear un gráfico se puede seleccionar primero el rango de datos que se quiere representar y luego seleccionar la opción Insertar – Gráfico, o bien se puede hacer al revés.

Cuando no se tiene mucha práctica es mejor el segundo procedimiento, es decir, seleccionaremos la opción Insertar – Gráfico y obtenemos un asistente como el que se muestra ABAJO:

En primer lugar elegiremos el gráfico más conveniente a nuestros dato. Aparte de los que puedes ver en la imagen tienes otra serie de gráficos en la solapa que pone Tipos personalizados. Estos tipos son en general similares a los estándar, pero con un aspecto ligeramente diferente, además en esos tipos existen algunos que permiten combinar en un solo gráfico tipos distintos.

Al pulsar la tecla Siguiente se obtiene una ventana en la que se nos pide cuál es el rango de datos que queremos representar.


Pulsamos en el botón que hay a la derecha del cajetín que pone Rango de datos y seleccionamos con el ratón el rango de datos de nuestra tabla que queremos representar.

Ejercicios :

39. Abre el archivo DATOS. Se trata de un libro de Excel que contiene cuatro hojas. Utiliza los datos de esas hojas para crear los siguientes gráficos

Apéndice

Listado de algunas funciones predefinidas:

Funciones matemáticas

¾ ABS(número): Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin su signo.

¾ ALEATORIO(): Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada vez que se recalcula la hoja de cálculo el valor cambia automáticamente. Si se quiere generar un número real aleatorio comprendido entre a y b utilice ALEATORIO()*(b-a)+a.

¾ COS(número): Devuelve el coseno de un número. Número es el ángulo medido en radianes cuyo coseno se desea calcular. Si el ángulo está en grados hay que multiplicarlo primero por PI()/180 para convertirlo en radianes.

¾ ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Número es el número real que se desea redondear. Ejemplos: ENTERO(8,94) es igual a 8; ENTERO(-8,94) es igual a –9.

¾ EXP(número): Devuelve el valor del número e elevado a número. El número e tiene un valor aproximado de 2,71828182845904 y es la base de los logaritmos naturales o neperianos.

¾ FACT(número): Devuelve el factorial de número, es decir, el producto de todos los números enteros desde 1 hasta número. Número debe ser un entero no negativo. Ejemplos: FACT(0) es igual a 1, FACT(1) es igual a 1, FACT(2) es igual a 2, FACT(3) es igual a 6, FACT(4) es igual a 24, ...

¾ GRADOS(radianes): Convierte radianes en grados. Ejemplo: GRADOS(PI()) es igual a 180.

¾ LN(número): Devuelve el logaritmo natural o neperiano de número. Número debe ser un número real positivo.

¾ M.C.D.(número1;número2;...): Devuelve el máximo común divisior de varios números enteros.

¾ M.C.M.(número1;número2;...): Devuelve el mínimo común múltiplo de varios números enteros.

¾ PI(): Devuelve el número 3,14159265358979, es decir, la constante matemática pi con una exactitud de 15 dígitos.

¾ RADIANES(grados): Convierte grados en radianes.

¾ RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de número. Número debe ser un número real no negativo.

¾ REDONDEAR(número;num_de_decimales): Redondea un número al número de decimales especificado. Número es el número que se desea redondear; num_de_decimales especifica el número de dígitos al que se desea redondear número. Si num_de_decimales es 0, número se redondea al entero más próximo. Nótese que no es la misma función que Entero. Entero redondea siempre al entero más pequeño, en cambio, REDONDEAR redondea al más próximo. Ejemplo: REDONDEAR(2,15;1) es igual a
2,2.

¾ SENO(número): Devuelve el seno del ángulo número medido en radianes.

¾ SIGNO(número): Devuelve 1 si número es positivo, 0 si número es 0 y –1 si número es negativo.

¾ SUMA(número1;número2;...): Devuelve la suma de todos los números entre paréntesis. También se puede utilizar en la forma SUMA(A1:C10) y en ese caso devuelve la suma de todos los números contenidos en ese rango.

Funciones Estadísticas

¾ DESVESTP(num1;num2;...): Calcula la desviación estándar de los números entre paréntesis. Al igual que con la función suma, en lugar de poner una colección de números se puede poner un rango de celdas.
¾ MAX(num1;num2;...): Devuelve el máximo valor de entre los contenidos en el paréntesis. También se puede calcular el máximo de un rango.

¾ MIN(num1;num2;...): Lo mismo con el mínimo.

¾ MODA(num1;num2;...): Devuelve el valor que más veces se repite entre los que están en el paréntesis.
También funciona con rangos.

¾ MEDIANA(num1;num2;...): Devuelve la mediana de los valores en el paréntesis. La mediana es el valor que ocuparía la posición central si esos valores se ordenan. También funciona con rangos.

¾ PROMEDIO(num1;num2;...): Devuelve la media aritmética de los valores en el paréntesis. También funciona con rangos.

¾ FRECUENCIA(rango;condiciones): Es una fórmula matricial que cálcula el número de veces que suceden ciertas condiciones dentro de un rango. Su funcionamiento se describe exhaustivamente en los ejercicios.

Funciones Lógicas

¾ SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso): Devuelve un valor si la condición especificada en prueba_lógica es cierta y otro valor distinto si es falsa.

¾ Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...): Devuelve el valor VERDADERO si todos los argumentos del paréntesis lo son y FALSO en cuanto alguno de ellos lo sea.

¾ O(valor_lógico1;valor_lógico2;...): Devuelve el valor VERDADERO si alguno de los argumentos lo es, y
FALSO sólo si todos son falsos.

¾ NO(valor_lógico): Devuelve VERDADERO si valor_lógico es falso y devuelve FALSO si valor_lógico es verdadero.

Funciones de texto

¾ CONCATENAR(texto1;texto2;...): Concatena varios textos en uno sólo.

¾ EXTRAE(texto;posición_inicial;num_de_caracteres): Devuelve un número específico de caracteres, comenzando en la posición de texto que especifica posición_inicial.

¾ LARGO(texto): Devuelve la longitud de una cadena de texto.

¾ REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;num_de_caracteres;texto_nuevo): Reemplaza parte de texto original con parte de texto nuevo desde la posición num_inicial y con la longitud indicada por num_de_caracteres.

FORMULAS
=A2+B2+C2 Sirve para sumar el contenido de varias celdas
=SUMA (A2:C2) Sirve para sumar desde una celda hasta otra celda
=PROMEDIO (A2:C2) Sirve para sacar el promedio desde una celda hasta otra celda
=MAX (A2:C2) Sirve para sacar el numero mas grande en un rango o conjunto de rangos
=MIN (A2:C2) Sirve para sacar el numero mas chico en un rango o un conjunto de rangos
=SI(D2>=6;``si´´;``no´´) Sirve para sacar en un conjunto de celdas llamadas rango ,la computadora saque el calculo si aprobo o no.
+I121*J121 Sirve para sacar el precio unitario y multiplicarlo por el numero de cantidades que tenga
=k121*$L$120 Sirve para calcular el 10 % del total

Preguntas de Excel

Para que lado se alinea un Numero?Los numeros se alinean a la derecha

Para que lado se alinea un texto?Si introduces un texto,se alneara en la parte izquierda de la celda

Que pasa si un numero esta alineado a la izquierda y realizo una formula con el ?Da error

Vuelve a la 1ª celda de la hoja
2ª pagina de la misma hoja
Vuelve a la pagina anterior
Va a la ultima fila de la hoja
Va a la ultima columna de la hoja

A que se denomina LIBRO en Excel?Todo el documento es un libro

A que se denomina Hoja EN Excel?A las divisiones de los libros

En es un Rango?Un conjunto de celdas

Como se denomina a la intersección de un columna AB y una fila 35?Se lo denomina celda

Cuantas filas tiene aproximadamente EXCEL?65000 aprox.Exactamente tiene 65536

Hasta que letra llegan las columnas de Excel?IV

Para que se utiliza la formula +MAX?Descubrir el numero mas grande en un rango

Para que se utiliza la formula +MIN?Descubrir un numero mas chico en un conjunto de rangos

Como es la estructura de la formula del promedio, da un ejemplo?=PROMEDIO(rango);=PROMEDIO(a121:c121)

Cuales son dos formas de estructura para realizar una SUMA?=SUMA(B1:D1) y +b1+d1

Cuales son los símbolos que utilizo para comenzar una formula?= y +

A que se denomina Referencias absolutas ?Se denomina absolutas cuando tienen el signo $ para no alterar la celda,el numero,o ambas

A que se denomina Referencias relativas.?La formula no incluye ningun signo $haciendo que la celda y el numero cambien

Que pasa si una celda dentro de una formula esta escrita de esta manera A$4?El numero no cmabia pero la letra si

Que pasa si una celda dentro de una formula esta escrita de esta manera $A$4?No cambia ni la letra ni el numero

Que pasa si una celda dentro de una formula esta escrita de esta manera $A4?La letra no cambia pero el numero si

Para que se utilizan los símbolos $ dentro de una formula?Para hacer que una formula no se altere